Zusammenarbeit aus der Ferne?

Dezentrale Zusammenarbeit aus der Ferne? Ist sie eine wunderbare Möglichkeit, mit Leuten aus den ganzen Welt ein gemeinsames Team zu bauen oder birgt sie so viele Komplikationen, dass letztlich Kommunikation und Arbeitsprozesse in Mitleidenschaft geraten? Senkt die Technologie die Kosten oder erhöht sie sie vielleicht sogar, weil zur optimalenVerständigung Zeit und ein starkes Gemeinschaftsgefül nötig sind? Und welche Werkzeuge können uns dabei helfen?

Der Artikel Führen aus der Ferne von Simone Janson, erschienen in der Zeitschrift „TEN Digital Pioneers, Nr. 43“, handelt von der Herausforderung, die dezentrale Zusammenarbeit darstellt. Die Mitarbeiter eines gemeinsamen Projekts können sich mitunter hunderte von Kilometern voneinander entfernt befinden, was zu Schwierigkeiten bei Führung, Management und Informationsaustausch führen kann.

Statistiken aber auch eine Analyse der einzelnen Fälle zeigen, dass die größten Herausforderungen für Manager fehlendes Vertrauen im virtuellen Team und Mangel an informeller und verbaler Kommunikation sind. Die Teammitglieder haben einfach nicht genug Zeit und Gelegenheiten, ein Gemeintschaftsgefühl zu entwickeln.

Die verschiedenen Berater, Experten und Führungskräfte berichten von ihren Lösungsstrategien, die sie bei der Zusammenarbeit aus der Ferne erfolgreich angewendet haben. Hauptsachlich helfen:

• regelmäßige Treffen im wirklichen Leben
• virtuelle Zusammenarbeit, die persönlichen Austausch ermöglicht (z.B. Videokonferenzen)
• die Unterstützung bei der Kommunikation durch das Management.

Während genauere Regeln für Wording, Reaktionszeiten und bei Konflikten eine Präventionsmöglichkeit sein können, dienen zusätzliche Foren oder virtuelle Meetingräume als Flurfunk.

Simon Janson betrachtet die Fernarbeit als eine große Herausforderung für das Management, aber gleichzeitig auch als eine Chance für Unternehmer, besonders wenn die Schwierigkeiten mithilfe der Menschen und Technologie überwunden werden. Ich stimme dieser Meinung zu, obwohl über den Erfolg die richtige Mischung aus beidem entscheidet, nämlich motivierte Menschen, die auch Spass an der Arbeit aus der Ferne haben, und die passende, intuitiv verwendbare Technologie.

Welche Technologien waren mir während der Arbeit aus der Ferne und bei meinen Bemühungen um Outsourcing nützlich, welche könnte ich weiter empfehlen?

Kommunikation

• Skype – eine gute Alternative zum Telefonieren, wo sogar mehrere Teilnahmer einander sehen können. Die Mimik des anderen zu sehen hilft bei der Kommunikation.
• WebinarJam – Software, die die Durchführung von Webinars ermöglicht, bei denen die Inhalte danach auch in Form von Video gespeichert bleiben. Besonders hilfreich bei der Vermittlung von Wissen. Die Teilnahmer können miteinander chatten und Fragen an die Sprecher stellen. Mehrere Referenten sind möglich.
• Facebook – wer keine Angst vor Ablenkung und Zeitverschwendung auf Facebook hat, könnte eine eigene Gruppe für Mitarbeiter gründen. Vorteile? Viele Mitarbeiter sind mit dieser Technologie schon vertraut und nutzen sie auch privat und unterwegs.
• Yammer – eine Alternative zu Facebook, geschaffen für Organisationen und Unternehmen.

Projektmanagement

• Asana – Program, das Projektmanagement erleichtert und die Kommunikation als auch Workflow im Rahmen des Teams unterstützt.
• Trello – eine App, die visuelle Organisation, aber auch Austausch möglich macht.
• Nozbe – eine App, die auf der Methode „Getting things done“ von David Alen fußt. Die erweitere Version umfasst auch Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.

Dokumentation

Regeln für Wording, Reaktionszeiten, Umgang mit der Technologie usw. können besonders in der Anfangsphase der Unternehmensentwicklung für Zeitverschwendung gehalten werden, in Wahrheit aber sind sie, wie jede Dokumentation, die Prozesse nachhaltig macht, eine herrvorragende Investition. Daher sollte man lieber von Anfang Dokumentation betreiben, die danach als Material für nötige strategische Anpassungen genutzt werden kann. Um Verbesserungen vornehmen zu können, muss man zuerst wissen, was geschehen ist und was in der Vorgangenheit funktioniert oder eben nicht funtioniert hat. Also, egal ob Du nun Solo-, Klein- oder Großunternehmer bist: alles dokumentieren!